客戶原話・目標
新人快點上手，減少反覆帶教
目前的情況
您提到新人先看半天員工手冊，其他內容由同事口頭說明。新人和工讀生來得較頻繁，大家遇到問題也會再找人問。
這次先確認的目標
新人比較快上手，您不用一直重複教。具體要怎麼做，會在討論時和技術顧問一起確認。
您提到希望新人能比較快上手，也說「不用我一直教」。
預想流程：新人怎麼查人資問題
先用員工手冊與常見人資問題示意，查詢入口、回答方式和人工確認流程都要再討論。
新人輸入問題例如：請假流程要看哪裡？
先查人資資料系統依整理好的員工手冊內容，找出相關說明。
需要時交給人資資料沒有答案或內容不清楚時，先請人資確認。
先把新人帶教的問題處理好
以下先列電話中提到的目標與範圍，再放入需要技術顧問確認的預想做法。
客戶原話・資料庫
先整理一份人資資料庫
目前的資料
您說目前固定的新人訓練資料只有員工手冊，請假等問題也會回頭翻手冊找說明。
這次先確認的方向
先以人資資料庫為討論起點，再確認要放哪些資料、由誰更新，以及新人要怎麼查。
您說：「我就是要一個資料庫就對了。」
客戶原話・範圍
先從人資開始，薪資系統照舊
目前的安排
您希望先處理人事問題，薪資計算繼續使用現有系統，也沒有打算把它換掉。
這次先討論的範圍
先聚焦新人訓練和人資常見問題。薪資系統是否需要連動，先不當成已確定需求。
您說薪資系統「還是用它」，希望先解決新人帶人的問題。
預想・待技術顧問確認
新人先查人資小幫手
目前可能的情況
新人不確定請假或其他人事事項時，會再詢問人資或資深同事。
預想中的做法
新人先用自己的話輸入問題，由人資小幫手從已整理的資料中找答案，再顯示相關說明。
推測依據：您希望新人快點上手、不用一直教，也提到同事常會再找人詢問。查詢方式和回答範圍尚未確認。
預想・待技術顧問確認
資料沒有答案時交給人資確認
目前可能的情況
現有資料只有員工手冊，其他問題仍要由人資或同事口頭說明。
預想中的做法
找不到資料或問題需要個別判斷時，先標示需要人資回覆，確認後再補進資料庫。
推測依據：電話中提到員工會找人資或資深同事詢問。要不要建立待回覆清單，以及誰負責補資料，都需要再確認。
先盤點資料，再決定要不要串接
這些會影響資料怎麼整理和放置，目前還沒有談定要做到哪一步。
預想・待技術顧問確認
資料放置位置與現有工具的搭配
目前知道的情況
您問過資料是否會放在公司 NAS，也提到現有薪資工具，並詢問另一套 AI Agent 能不能和新工具搭配。
值得確認的情況
先確認公司允許的資料放置位置、哪些資料可以使用，以及其他工具是否屬於本案範圍。若只需要新人查人資資料，未必一開始就要和薪資系統連動。
推測依據：您曾詢問資料放置位置和不同工具是否能搭配。是否需要串接、要接哪一套都尚未確定。
預想・待技術顧問確認
人資資料由誰整理和更新
目前知道的情況
員工手冊是目前主要的訓練資料，還不清楚其他部門文件或人資說明要不要一起整理。
值得確認的情況
如果資料來源不只一份，或需要多人維護，就先確認資料負責人和更新方式。資料量和維護分工清楚後再決定做法。
推測依據：目前只明確提到員工手冊。其他資料來源、更新頻率和負責人都未談到。
先把新人常問的事情弄清楚
下面是人資系統常見的延伸想法，電話中沒有提出，先放著讓您判斷是否需要。
常見想法
新人課程、測驗和完成進度
為什麼可以先不做
電話中談的是新人快點上手和減少反覆教學，還沒有提到正式課程或測驗。先確認常見問題和員工手冊是否已經能解決主要困難。
什麼時候再加
如果之後需要確認每位新人完成哪些訓練，或要記錄測驗結果，再討論課程和進度管理。
常見想法
延伸到其他部門共用
為什麼可以先不做
這次先聚焦人資問題。其他部門的資料、權限和使用方式都還沒確認。
什麼時候再加
人資先試用一段時間，其他部門也提出明確需求後，再評估是否需要共用或分開管理。
人資資料庫的畫面，哪一種比較好上手？
下面是同一個預想流程的四種畫面方向。功能細節和資料來源都還要確認，示意圖只是幫忙比較排版與顏色。
看圖的時候請注意：
- 畫面使用假資料，內容和操作方式都是示意。
- 流程細節要實際盤點後才能定，圖上只是舉例。
- 可以挑一種，也可以混搭顏色、字級和排版。
A
暖白人資風
暖白底搭配深綠和橘色，像把員工手冊整理成清楚的數位資料夾
顏色與感覺
暖白底、深綠主色和低彩度橘色，標題清楚，畫面維持一般系統字級。
好處
看起來親切，常見問題和手冊來源容易分辨。
要注意：如果公司有固定識別色，之後還要再換成合適的顏色。
跟您想的像嗎？
B
清爽行政風
白底、藍綠色和整齊列表，讓資料與待確認項目一眼看清楚
顏色與感覺
白底搭配藍綠色，搜尋、常見問題和待確認資料分區排列。
好處
人資整理資料時容易掃讀，畫面也不會太花。
要注意：視覺比較制式，需要再看是否符合公司習慣。
跟您想的像嗎？
C
問答清單風
把常見問題和回答來源排在同一個工作區，方便快速查找
顏色與感覺
淺灰白底、墨綠色標籤和分欄清單，回答來源另列。
好處
問題、回答和資料來源放得近，找內容比較直接。
要注意：資料多時需要確認手機畫面是否要先顯示分類。
跟您想的像嗎？
D
大字易讀風
字級和按鈕稍大，減少新人第一次使用時的閱讀負擔
顏色與感覺
白底、深藍字與橘色重點，主要按鈕和問題文字更醒目。
好處
第一次接觸系統也容易看懂下一步。
要注意：同一畫面能放的資料較少，查多筆內容要多滑幾次。
跟您想的像嗎？
幾個好回答的小問題
1. 新人平常比較方便用哪種裝置查資料？
2. 回答問題時，您希望先看到什麼？
3. 公司有固定的代表色或標誌嗎？
聽完使用習慣後，再看建議方向
可以先從 B 的清爽列表開始討論，讓新人好找問題，也方便人資盤點資料。實際要用手機、電腦或兩者都能用，等確認同仁的使用習慣後再定。
今天想確認的 12 件事
這些答案會決定上面哪些要做、怎麼做。可以直接在框框裡記下來。
- 新人、助理和工讀生大概多久會來一位？同一時間通常有幾位要帶？
- 新人到職的第一天和第一週，現在會教哪些事情？
- 同仁最常問人資哪些問題？除了請假之外還有哪些？
- 新人目前會先問人資、主管，還是資深同事？哪一種問題最常重複？
- 員工手冊現在是什麼檔案？內容多久更新一次，由誰維護？
- 除了員工手冊，還有沒有常用的表單、公告或新人說明資料？
- 新人平常使用公司電腦、手機，還是兩種都會用？
- 人資資料目前放在哪裡？公司對資料存放位置有什麼要求？
- 薪資系統希望完全照舊使用，還是只需要保留一份操作說明？
- 您提到另一套 AI 工具，它是公司正在使用的嗎？希望它和人資資料庫怎麼搭配？
- 如果資料庫找不到答案，希望系統怎麼提醒新人、又交給誰確認？
- 試用後，您會用什麼情況判斷新人比較容易上手、重複詢問有沒有減少？
今天的共識
上面每一項按下「需要／再看看／不需要」，以及畫面風格的選擇，這裡都會自動整理。會後我會照這份清單，整理成正式的功能規劃。